Содержание
Электронная почта по-прежнему рассматривается как форма неформального общения. Даже на работе люди часто пропускают приветствия, закрытия и орфографию. Однако, поскольку электронная почта в основном заменила записки и стала основной формой делового общения, соблюдение соответствующего этикета и формата важно как для ясности, так и для уважения к другим сотрудникам.
Приветствия и закрытия
Приветствия и закрытия зависят от типа ваших отношений с получателем электронной почты.
В своем первом письме с одним человеком, начните с «Дорогой», а затем его или ее имя. Обычно естественно использовать имя, если ваш бизнес не очень формален. Как только отношения уже установлены, вы можете просто использовать имя человека или более неформальные приветствия, такие как «Привет» или «Привет», за которыми следует имя получателя.
При отправке сообщений в группу всегда используйте «Уважаемый», поскольку электронные письма, отправляемые многим получателям, имеют тенденцию быть более формальными. Не используйте такие комплименты, как «Доброе утро» или «Добрый день». Когда получатель читает письмо, это может быть другое время суток.
Замыкания следуют тем же правилам, что и приветствия. В первом письме используйте более формальное закрытие, такое как «С наилучшими пожеланиями» или «С наилучшими пожеланиями». После того как вы уже обменялись электронными письмами, закрывать не нужно, но всегда указывайте свое имя в качестве своей подписи.
Другие Коллекции
Перед соответствием предмет является первой информацией, которую получатель прочитает. Убедитесь, что вы делаете его осмысленным, понятным и кратким, чтобы человек понимал содержание сообщения и давал правильный приоритет.
С появлением портативных электронных устройств многие сотрудники привыкли помещать содержимое письма в тему, полагая, что получателю будет удобнее. Тем не менее, этот тип форматирования кажется резким и грубым.
форматирование
Используйте правильное написание, пунктуацию и заглавные буквы. Забота о прохождении проверки орфографии и исправлении опечаток демонстрирует уважение к коллегам. Неверная запятая может изменить смысл предложения. Имейте в виду, что ваши коллеги не могут читать ваши мысли, поэтому проясните ссылки («Работайте с ним над этим проектом» - кто такой «он» и «какой проект»?).
Никогда не пишите заглавными буквами. ПИСЬМО В КАПИТАЛЕ, ПОЖАЛУЙСТА, ВИДИТЕ, ЧТО ВЫ МОЛОДАЕТЕ С КОЛЛЕГА.
Напишите короткие и объективные абзацы. Будьте дружелюбны, но если у вас нет близких отношений, избегайте шуток и сарказма, которые часто неправильно понимают по электронной почте. Наконец, избавьтесь от смайликов.
образование
Недавнее исследование, проведенное в «Журнале компьютерных коммуникаций», показало, что те, кто отправляет образованные электронные письма, рассматриваются как более удобные и легкие в обращении, чем отправители грубых писем. Более того, получатели образованных электронных писем были более готовы работать со своими отправителями.
Вы можете показать хорошее образование по электронной почте так же, как в реальной жизни. Используйте «пожалуйста» и «спасибо» при оформлении заказа.
Опять же, использование вашего времени, чтобы убедиться, что электронная почта грамматически правильная, показывает уважение к вашим коллегам. Пренебрежение этой частью подразумевает, что ваше собственное время важнее их.