Содержание
Записки, которые вы пишете в качестве бухгалтера, многое говорят о вашем профессиональном опыте и вашем авторитете. Бухгалтеры несут ответственность за написание всевозможных записок, включая неофициальные для коллег и руководителей, официальные для ведомственных подразделений и счета для клиентов. Плохо написанная справка о бухгалтерии может сбить с толку получателей и нанести ущерб престижу вашей компании. Умение составлять бухгалтерские записи с ясностью и точностью является ключом к эффективному деловому общению и созданию благоприятной репутации в вашей организации.
направления
-
Определите аудиторию и цель вашей заметки. Большинство из них используются, чтобы привлечь внимание к проблемам, предложить решения, сообщить официальные цели компании или передать новую информацию. Не отправляйте памятку всему офису, если в нем задействован только один отдел. Также рассмотрите чувствительность материала и то, будет ли информация лучше передана через официальный меморандум или передана лично.
-
Отформатируйте заголовок заметки, используя следующие разделы: TO: (имя и заголовок получателя), DE: (ваше имя и заголовок), DATE: (полная и текущая дата) и SUBJECT: (о чем говорится в заметке).
Убедитесь, что с получателями обращаются правильное имя и формальные должности. Будьте конкретны и лаконичны в своей теме. Например, «Конец семестра» в качестве строки темы может означать что-либо для получателя. Вместо этого используйте что-то вроде «Новые процессы архивации к концу семестра».
-
Кратко опишите, о чем идет речь в первом разделе. Цель вводной цепочки - прояснить получателю, почему он получает памятку и почему он должен прочитать документ. Держите вводный сегмент в коротком абзаце.
-
Добавьте контекст, описывающий проблему, событие, обстоятельство или контекст заметки. Контекстом может быть вступительное предложение вашего следующего абзаца («Из-за путаницы, связанной с процедурами подачи последнего семестра ...»), или полный отдельный абзац в зависимости от объема информации, необходимой для получения всех приемники, чтобы быть в курсе.
Следуйте контексту с сегментом задачи, который является частью меморандума, описывающего, что делается для решения проблемы или проблемы («Мы внедряем новые процедуры подачи заявок на следующий семестр ...»). Оставьте сегмент задачи в предложении или коротком абзаце, в зависимости от сложности рассматриваемой проблемы.
-
Отслеживайте поток задач с помощью полного обсуждения, которое предоставляет дополнительную информацию и поддержку. Тема обсуждения должна быть самой длинной частью меморандума и включать в себя все факты и исследования, которые подтверждают рекомендации, установленные ею. Продвижение с наиболее актуальными деталями и преимуществами доказательств.
-
Завершите заметку коротким заключительным сегментом, не более чем абзацем, который вежливо описывает действия, которые вы хотите выполнить для получателя заметки («Начиная со следующего месяца, пожалуйста, следуйте новым процедурам хранения. .. "). Подчеркните, как получатель получит выгоду, выполнив действия, указанные в памятке («Мы надеемся, что эти новые процедуры хранения сэкономят ваше время и уменьшат нагрузку ...»)
чаевые
- Прикрепите к заметке списки, графику, статьи или другие соответствующие источники. Добавьте примечание в конец заметки, если вы добавляете какие-либо вложения, такие как «Attached: Новая процедура хранения».
- Если это ваша первая заметка, попросите коллегу или руководителя проверить ее на предмет точности и убедиться, что вы ничего не пропустили.
предупреждение
- Отправка памятки с неправильным написанием имени, названия или адреса электронной почты может привести к тому, что коллеги не воспримут памятку всерьез и даже не повредят их репутации в случае повторного нарушения. Всегда проверяйте дважды, чтобы получить полную точность перед отправкой заметки.