Содержание
- Выделите ключевые проблемы
- Приведите конкретные примеры
- Избегайте эмоциональных фраз
- Предложите улучшения
Неважно, работаете ли вы в корпоративной или розничной среде, если у вас есть опасения по поводу вашей работы, вам необходимо довести их до сведения вашего начальника. Выражение своих опасений в письме позволит вашему начальнику точно понять, что происходит, не оставляя места для неправильного толкования, поскольку все ваши мысли и идеи будут четко выражены. Для этого следуйте некоторым рекомендациям, чтобы ваши проблемы были решены на профессиональном уровне.
Выделите ключевые проблемы
В первом абзаце письма объясните, почему вы обращаетесь к своему боссу. Используйте первые два предложения, чтобы сообщить вам о проблемах, связанных с работой, а затем дайте прямое объяснение тому, что вас беспокоит. Вначале важно выделить основные причины для беспокойства. Например:
«Здравствуйте, мистер Смит. Я пишу, потому что у меня есть ряд неутешительных опасений по поводу работы по благоустройству, порученной моему подразделению. Во всех своих наблюдениях я заметил очень уставшие сотрудники, прибывающие в нерабочее время и работающие с машинами непрофессионально».
Приведите конкретные примеры
После того, как цель письма была объяснена, углубитесь в ситуацию, приведя конкретные примеры. Это даст вам четкое представление о ситуации и снизит вероятность того, что ваше письмо останется незамеченным. Например:
«1 марта 2011 года Джейсон С. Мастерс прибыл на рабочее место в 10:45, через полтора часа после своего прибытия. По прибытии он выглядел очень уставшим и начал работать на станках без сканирования. Во второй половине дня я заметил, что несколько сотрудников работают с тяжелой техникой без шлемов и не соблюдают правила техники безопасности ».
Избегайте эмоциональных фраз
Во время написания письма не проявляйте чрезмерных эмоций, поскольку это снижает профессионализм и легитимность письма. Убедитесь, что все инструкции основаны на фактах и не содержат эмоционального подтекста. Цель письма - предоставить вашему начальнику необходимую информацию, чтобы обозначить точные причины беспокойства, чтобы он мог принять меры, если сочтет это необходимым.
Предложите улучшения
В конце письма поделитесь своими соображениями. Убедитесь, что это действительно предложения, а не требования. Перед предложением используйте такие фразы, как «Как вы думаете, было бы лучше ...» или «Может быть, это будет полезно ...». Используйте эту часть письма, чтобы изложить свои идеи, и завершите ее предложением о встрече, чтобы вы могли обсудить свои проблемы и обменяться идеями для решения любых других проблем.