Содержание
Мемуары являются одной из наиболее упоминаемых особенностей повседневной офисной жизни, они, кажется, прорастают почти повсюду и могут охватывать почти бесконечный круг вопросов. Тем не менее, выпуск записок предназначен для ряда основных целей и, как правило, имеет четко определенные цели, которые обычно связаны с разрешением ситуаций и предоставлением дополнительной информации по проблеме, для которой не требуется встречи по ней.
проблемы
Проблемы могут быть быстро выявлены и обсуждены в контексте меморандума, позволяющего сотрудникам сразу же осознать потенциальные трудности и возникающие новые проблемы. Эти проблемы могут различаться, так как некоторые могут обсуждать тенденции, которые будут развиваться в долгосрочной перспективе (например, снижение эффективности конкретного отдела), или могут быть менее формальными и более оперативными (например, информирование сотрудников о плохой погоде). прежде чем они вернутся домой в конце дня). Характерной чертой этих записок о проблемах является то, что они могут запрашивать обратную связь для рассмотрения возможных решений и будущих стратегий.
решения
Записки на основе решений могут предоставлять выбор информации, примеры включают быстрое исправление технических проблем, объявление о том, что была решена новая стратегия для решения существующей проблемы, или предоставление актуальной информации о кодах входа и механизмах безопасности. Меморандумы о решениях также дают возможность обратить внимание на сотрудников, которые продемонстрировали свою полезность или креативность для решения конкретных задач, сообщая другим о своих успехах (например: «Мы хотели бы поблагодарить Мэтью Бейкера за его координационную работу по улучшению нашей основной сети. компьютеры, позволяющие системе функционировать значительно быстрее, чем в прошлом месяце. ").
обратная связь
Записки обратной связи бывают самых разных форм, хотя их можно различить между заметками, отправленными разным сотрудникам, и заметками, отправленными одному человеку. Когда сообщения обратной связи отправляются большой группе, они могут информировать сотрудников по вопросам, ранее затронутым на собраниях, давая представление о контексте и хронологии предыдущих обсуждений (примером этого может служить напоминание, в котором сотрудники благодарят за посещение донорство крови или командная работа). Однако, когда обратная связь отправляется одному сотруднику, она, как правило, будет очень специфичной и связана с качеством работы, выполняемой сотрудником, и с какими областями следует ориентироваться для будущих улучшений.
Комментарии к ситуациям
Время от времени для менеджеров может быть целесообразным отправлять заметки о происходящих событиях или делать официальные комментарии о некоторых ситуациях, например: «Мы хотели бы тепло поблагодарить пожарную службу за их помощь во время недавнего пожара наш склад ". Этот тип меморандума может также включать инструкции для сотрудников не публично комментировать определенные внутренние проблемы: например, «Мы хотели бы попросить, чтобы все сотрудники воздерживались от публичных спекуляций о нашем потенциальном слиянии с другой компанией, что может подорвать соглашения в процессе. "