Содержание
Отчеты в стиле памятки подходят для коротких документов (менее десяти страниц), которые будут распространяться внутри организации. Например, отчеты о продажах и документы по анализу проекта являются кандидатами в формате памятки. Они не требуют всей пышности и представления, которые требуются в официальных отчетах. В основном это касается отчетов, распространяемых еженедельно, ежемесячно или каждые четыре месяца. Несмотря на это, при планировании, написании и заполнении отчета в стиле памятной записки вы должны соблюдать ту же осторожность, что и при переписке любой компании.
направления
-
Проследите темы доклада. Возьмите точку зрения читателей и обязательно включите всю необходимую им информацию.
-
Ищите свой отчет. Соберите всю необходимую информацию, чтобы охватить темы на шаге 1.
-
Создайте визуальную поддержку для иллюстрации собранных вами данных. Дайте каждому изображению соответствующий заголовок и подпись.
-
Просмотрите результаты поиска и решите, какие заголовки вы хотите использовать для разделения и представления отчета. Его формат и содержание будут определять названия разделов. Например, в отчет о продажах имеет смысл включить раздел для каждого региона продаж или линейки продуктов.
Запланируйте отчет
-
Напишите основную часть своего отчета, помня вашего читателя. Вставьте визуальную поддержку, где это необходимо.
-
Написать административное резюме, которое дает читателям краткий обзор важных моментов в отчете.
-
Создайте индекс, детализирующий, где начинаются определенные секции.
-
Создайте таблицу иллюстраций, которая позволит читателям узнать, где можно найти каждую диаграмму, рисунок или таблицу.
-
Запишите записку о передаче. Если ваша компания использует печатные заметки или шаблон, используйте их. В противном случае используйте простой формат. Не забудьте включить заголовки и поля «от», «до», «тема» и «дата».
Написать отчет
-
Составьте полный отчет, разместив созданные вами части в следующем порядке: памятка о передаче, оглавление, список иллюстраций, административная сводка, тело отчета.
-
Попросите друга или коллегу просмотреть ваш отчет.
-
Внесите необходимые исправления.
Заполните отчет
чаевые
- Если ваш отчет отправляется нескольким получателям, вы можете создать список рассылки вместо того, чтобы включать все имена в памятку о передаче. Перечислите имена в алфавитном порядке или поместите имена самых важных людей вверху списка. Сделайте свою трансляцию заметки, как если бы она была обложкой резюме. Напишите, как если бы вы доставляли отчет лично читателю. Популярные заголовки отчетов включают: Введение, Анализ проблем, Цели, Рекомендации, Тенденции, Временные рамки и основные этапы проекта, Альтернативные методы и затраты.